MEMORANDO No. 001.
DE: DIRECCIÓN DE CONSULTORIO JURÍDICO UNAB – YOPAL
PARA: ESTUDIANTES ADSCRITOS AL CONSULTORIO JURÍDICO
ASUNTO: LINEAMIENTOS GENERALES – PRÁCTICA DE CONSULTORIO JURÍDICO III
FECHA: FEBRERO 09 DE 2009; REVISADO Y ACTUALIZADO: AGOSTO 02 DE 2010.
FECHA ACTUAL: ENERO 25 DE 2011.
DISPOSICIONES GENERALES
El presente documento contiene la normativa institucional de orden interno mediante la cual se desarrolla la practica de Consultorio Jurídico III, con fundamento en lo dispuesto en las leyes 583 de 2000, 23 de 1991, la Resolución 321 del 15 de Octubre de 2008, el Acuerdo 024 del 20 de Noviembre de 2008 y demás normas concordantes, complementarias y vigentes.
El estudiante de Consultorio Jurídico en desarrollo de su práctica actuará como Defensor de Oficio o Apoderado de Víctimas en Procesos Penales, Apoderado Judicial en Procesos Civiles, De Familia, Laborales, Abogado de Oficio en Procesos Disciplinarios y de Responsabilidad Fiscal y Consultor en las instalaciones del Consultorio Jurídico.
Para lograr un adecuado desarrollo de su práctica, todos los miembros activos de este consultorio, deberán organizar y cumplir como se les indica, las siguientes condiciones:
A. ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE CARPETAS: A efectos de realizar la correspondiente evaluación y seguimiento de los procesos asignados, cada estudiante deberá llevar en orden – inicialmente – seis (06) carpetas en las cuales se legajará todo lo concerniente a las actuaciones realizadas como miembro activo del consultorio; dichas carpetas una vez archivadas permanecerán en el Consultorio Jurídico y NO podrán ser retiradas de dichas instalaciones.
(i) ASUNTOS CIVILES: En esta carpeta se archivarán los documentos de los procesos esencialmente civiles y de familia; se diferenciarán por el color de la portada o caratula, en razón a que; para los procesos Civiles, se utilizará una portada de Color Verde y para los de Familia, la portada o caratula será de color amarillo. Los documentos se archivarán en orden cronológico atendiendo el siguiente orden básico: 1). Portada/Caratula 2). Constancias de las diligencias más recientes 3). Poder o la sustitución del mismo 4). Demanda o Contestación, según el caso 5). Autorización expedida por el Consultorio y 6). Entrevista debidamente diligenciada (en fotocopia, si es un asunto asignado por Reparto) con los anexos. Es de aclarar que en esta carpeta deberán reposar todos los soportes del proceso, incluso los de las actuaciones realizadas por los apoderados anteriores.
(ii) INFORMES CIVILES: Portada Civil o De Familia (hoja de color verde o amarilla, con número de radicado), Informes con fecha, firma y sello del despacho en orden cronológico ascendente, así como los informes realizados por los apoderados anteriores.
(iii) ASUNTOS LABORALES: En esta carpeta se archivarán los documentos de los procesos LABORALES debidamente separados por la portada o caratula de color azul. Los documentos se archivarán en orden cronológico atendiendo el siguiente orden básico:1). Portada/Caratula 2). Constancias de las diligencias más recientes 3). Poder o la sustitución del mismo 4). Demanda o Contestación, según el caso 5). Autorización expedida por el Consultorio y6). Entrevista debidamente diligenciada (en fotocopia, si es un asunto asignado por Reparto) con los anexos. Es de aclarar que en esta carpeta deberán reposar todos los soportes del proceso, incluso los de las actuaciones realizadas por los estudiantes anteriores.
(iv) INFORMES LABORALES: Portada Laboral (hoja de color azul, con número de radicado), informes con fecha, firma y sello del despacho en orden cronológico ascendente, así como los informes realizados por los estudiantes anteriores.
(v) ASUNTOS DISCIPLINARIOS Y DE RESPONSABILIDAD FISCAL: En esta carpeta se archivarán los documentos de los procesos Disciplinarios y de Responsabilidad Fiscal, debidamente separados por la portada o caratula de color rojo. Los documentos se archivarán en orden cronológico atendiendo el siguiente orden básico: 1). Portada/Caratula 2). Constancias de las diligencias más recientes 3). Poder o la sustitución del mismo 4). Queja o Pliego de Cargos, según el caso 5). Autorización expedida por el Consultorio y 6). Anexos. Es de aclarar que en esta carpeta deberán reposar todos los soportes del proceso, incluso los de las actuaciones realizadas por los estudiantes anteriores.
(vi) INFORMES DISCIPLINARIOS Y DE RESPONSABILIDAD FISCAL: Portada (hoja de color rojo, con número de radicado), informes con fecha, firma y sello del despacho u autoridad en orden cronológico ascendente, así como los informes realizados por los apoderados anteriores.
(vii) ASESORÍAS: Debe contener todas las entrevistas y/o consultas realizadas por cada estudiante, junto con los anexos (Copia de Documentos, Tutelas, Derechos de Petición y demás soportes que surjan de la asesoría brindada a un usuario) y el informe presentado al Docente Asesor de Línea.
(viii) ENTREVISTAS ASIGNADAS POR REPARTO: En esta carpeta se archivarán las entrevistas – junto con sus respectivos anexos – que cada estudiante habilitado para llevar representación en causa ajena, reciba mediante el sistema de “Reparto”. Es preciso aclarar que en esta carpeta deben reposar únicamente los documentos relacionados con asuntos o entrevistas que se archivaron – por alguna de las causales previstas para tal fin – después de haber sido sometidas al sistema de Reparto. Además de lo anterior, los soportes contenidos en esta carpeta estarán acompañados por el Proyecto de Factibilidad presentado al Docente Asesor y mediante el cual se autorizó el ARCHIVO.
(ix) CARPETA DE CONCLUIDOS: Documentos contenidos en las carpetas de Asuntos Civiles, De Familia, Laborales, Disciplinarios o de Responsabilidad Fiscal e Informes del mismo tipo de Procesos; que por algún motivo, bien sea la Sentencia debidamente ejecutoriada, el desistimiento, el nombramiento de otro defensor, la renuncia u otros, hayan CONCLUIDO. En este caso, el estudiante debe realizar un informe detallado de porqué concluyó el proceso, los recursos interpuestos o las razones de no presentarlos.
NOTA 1: Las carpetas señaladas anteriormente son tamaño oficio de cartón y serán suministradas por los monitores del Consultorio. Los estudiantes deberán rotularlas con los siguientes datos: nombres, apellidos y código del estudiante, nombre de la carpeta en letra ARIAL Nº 36 fijado con papel contac; de igual forma, el estudiante deberá adquirir una carpeta archivadora plástica de color verde, que deberá marcar con sus nombres, apellidos y código. En dicha carpeta reposarán las otras seis (6) carpetas antes mencionadas, las cuales se archivarán en el Consultorio Jurídico a más tardar la segunda semana de la iniciación de labores.
NOTA 2: Todos los alegatos, memoriales y demás documentos presentados ante las autoridades judiciales deben llevar impresos en la parte superior de la primera hoja el escudo o logo de la Universidad, así como la firma o visto bueno del Monitor o Docente Asesor, según el caso.
DISPOSICIONES ESPECIALES
B. COMPETENCIA: Según el articulo 30 del decreto 196 de 1971 modificado por el artículo 1 de la ley 583 de 2000. Los estudiantes, mientras pertenezcan a dichos consultorios, podrán litigar en causa ajena en los siguientes asuntos, actuando como abogados de pobres:
1. En los procesos penales de que conocen los jueces municipales y los fiscales delegados ante éstos, así como las autoridades de policía, en condición de apoderados de los implicados.
2. En los procesos penales de competencia de la jurisdicción ordinaria, como representantes de la parte civil.
3. De oficio, en los procesos penales como voceros o defensores en audiencia.
4. En los procesos laborales, en que la cuantía de la pretensión no exceda de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes y en las diligencias administrativas de conciliación en materia laboral.
5. En los procesos civiles de que conocen los jueces municipales en única instancia.
6. En los procesos de alimentos que se adelanten ante los jueces de familia.
7. De oficio, en los procesos disciplinarios de competencia de las personerías municipales y la Procuraduría General de la Nación.
8. De oficio, en los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías municipales, distritales, departamentales y General de la República.
9. De oficio, en los procesos administrativos de carácter sancionatorio que adelanten las autoridades administrativas, los organismos de control y las entidades constitucionales autónomas.
PROCESOS CIVILES, DE FAMILIA Y LABORALES: El estudiante podrá conocer de estos procesos de dos formas: recibiendo poder directamente del usuario de consultorio, una vez agotado el procedimiento de reparto y previa presentación del Proyecto de Factibilidad o bien recibiendo la sustitución del poder de manos de otro estudiante.
PROCESOS DISCIPLINARIOS Y DE RESPONSABILIDAD FISCAL: El estudiante se puede posesionar como Defensor de Oficio una vez recibido el telegrama o la comunicación de la Autoridad Competente y después de que es designado por el Consultorio Jurídico para adelantar dicho trámite.
NOTA 3: Los telegramas o comunicaciones deberán ser retirados por los respectivos estudiantes a más tardar, al día siguiente de recibidos y previa notificación por parte del Monitor. Se debe realizar la inscripción en el libro de telegramas y comunicaciones.
C. PRÉSTAMO DE LIBROS: Una vez se habilite la biblioteca, los libros que reposan en la misma deberán ser solicitados a los Monitores y al Director, y serán prestados única y exclusivamente a estudiantes que cursen el Consultorio Jurídico III, previa entrega del carnet para su consulta dentro de las instalaciones del Consultorio. No se permite tomarles fotocopias, ni retirarlos de las instalaciones del Consultorio.
D. USO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO: Una vez se habiliten los equipos de cómputo, éstos serán de exclusivo uso y manejo de los estudiantes de Consultorio Jurídico III para sus respectivas consultas debiendo guardar cuidado, diligencia y responsabilidad en su utilización.
E. PRESENTACIÓN PERSONAL: Los estudiantes de práctica de consultorio, deberán concurrir a cumplir sus plantas en los lugares asignados, manteniendo un correcto comportamiento y una adecuada presentación personal, así mismo deberán hacerlo cada vez que concurran al Consultorio Jurídico, bien sea que estén cumpliendo planta o no.
F. NORMAS DE COMPORTAMIENTO: Dentro de los deberes y obligaciones previstos por las normas que rigen esta dependencia académico-administrativa, el estudiante de Consultorio Jurídico debe conservar en todo momento excelentes normas de conducta, comportamiento y respeto en el trato con todas las personas de este recinto, como son Director, asesores, monitores, personal de servicios generales, usuarios del consultorio y compañeros. Así mismo deberán acatar las instrucciones y órdenes que con el debido respeto les sean impartidas por el Director, Monitor, Docentes Asesores, Orientadores y Colaboradores; poniendo en conocimiento de la Dirección o en ausencia de él, ante los Monitores, cualquier inconveniente que pudiere llegarse a presentar.
NOTA 4: Esta prohibido para todo el personal (Empleados y Estudiantes) presentarse a las instalaciones del Consultorio Jurídico de la UNAB Yopal en estado de alicoramiento o de consumo de cualquier otra sustancia alucinógena o psicoactiva; todo ello con fundamento en las disposiciones legales externas e internas que regulan la materia.
G. ELABORACIÓN DE INFORMES: La elaboración y presentación de informes es de obligatorio cumplimiento, y se realizará de conformidad con los siguientes parámetros:
(i) INFORMES DE ENTREVISTAS Y/O ASESORÍAS: Deberá contener como mínimo lo siguiente: a). Identificación de la entrevista y/o asesoría (Número, Fecha, Nombre del Usuario y Área de Consulta), b). Hechos relevantes o resumen de la situación fáctica, c). Pretensiones o Consideraciones del (la) usuario (a), d). Fundamentos de Derecho a tener en cuenta, e). Posible Solución al caso, F). Recomendaciones u Aclaraciones (si las hay) y g). Identificación y Firma del Estudiante que lo presenta. Este informe se dirigirá al Docente Asesor de Línea o en su defecto al Director del Consultorio Jurídico.
(ii) INFORMES DE PROCESOS CIVILES, DE FAMILIA, LABORALES, DISCIPLINARIOS Y DE RESPONSABILIDAD FISCAL:
a. INFORME DE SUSTITUCIÓN: El estudiante conoce del proceso al recibir la sustitución de poder o un poder nuevo para iniciar un proceso. El informe de sustitución debe contener: a). Identificación del Proceso y las Partes, b). Estado Actual y c). La información complementaria solicitada en el formato que para tal fin, entregará el Monitor.
b. INFORME DE AVANCE O QUINCENAL: En este informe se consignarán las actuaciones del proceso y será presentado en el formato preestablecido por el Consultorio, que será entregado por el Monitor. Evidentemente su presentación se hará de modo quincenal ante el Monitor y se archivará en la Carpeta de Informes según corresponda.
c. INFORME PARA REVISIÓN DE CARPETAS: Se elaborará en el mismo formato utilizado para los informes quincenales, pero con la aclaración de ser el Informe para la primera, segunda, tercera o cuarta revisión de carpetas. En él se consignarán todas las actuaciones adelantadas o surtidas en los intervalos de una y otra revisión. Deberá estar firmado y sellado por el Secretario del Despacho Judicial y se archivará el día anterior el inicio de la revisión de carpetas detrás de cada portada, según corresponda.
d. INFORME FINAL O DE CIERRE: En este informe se consignarán todas las actuaciones del proceso y será presentado en el formato preestablecido por el Consultorio, que será entregado por el Monitor. El Director informará con anterioridad a la última revisión de carpetas los parámetros adicionales para la presentación de este informe.
H. AUTORIZACIONES: Es una constancia expedida por el Consultorio Jurídico, con los datos del estudiante certificando su calidad académica y vinculación como miembro activo del consultorio Jurídico. Debe solicitarse ante la Secretaría, tan pronto el Docente Asesor revise y dé su visto bueno en la demanda, diligenciando un formato especial diseñado por el Consultorio. Es caso de equivoco debe solicitarse por el escrito al Director la anulación de la autorización. En los procesos Disciplinarios y de Responsabilidad Fiscal, la autorización se solicitará tan pronto se notifique de la asignación mediante el proceso de Reparto.
I. RADICACIÓN.
(i) EN CUANTO A DEMANDAS: El término para radicar demandas es de ocho (8) días hábiles; contados a partir del día siguiente de la publicación del Listado de Asignación de Procesos (Reparto), debiéndose para ello contar con la autorización del Consultorio Jurídico.
(ii) COMO DEFENSOR DE OFICIO: El estudiante que se posesiona como defensor de oficio en un proceso disciplinario o de responsabilidad fiscal, deberá presentarse ante el Monitor el mismo día o al día siguiente – a más tardar – con dos (02) portadas de color rojo, la copia del Oficio en donde se solicitó la designación de un Defensor, el acta de posesión y los demás documentos relacionados con el caso de los cuales le hayan corrido traslado; para radicar internamente el proceso.
(iii) OTROS EVENTOS: Cuando se trate de otro tipo de actuación tales como; contestación de demanda u otros, el estudiante deberá igualmente radicar de modo interno el inicio de dicho trámite y de este modo informar al consultorio. En términos generales las reglas serán las mismas que en las dos situaciones descritas anteriormente y el proceso estará a Cargo del Estudiante designado y el Monitor.
J. ASESORÍAS Y/O ENTREVISTAS.
(i) REALIZADAS DURANTELOS TURNOS (PLANTAS): Una vez el estudiante sea designado para atender a un usuario del Consultorio (Previa verificación de requisitos por parte del Monitor o Auxiliar Administrativo); diligenciará el formulario de entrevista en original y anexará los documentos relacionados con la consulta. Concluida la asesoría entregará la entrevista original y los anexos al Monitor para que inicie el trámite interno, y le solicitará el número consecutivo. El estudiante deberá realizar un informe de dicha asesoría y presentarlo ante el Monitor dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a la realización de la entrevista. Dicho informe debe ser revisado por el Docente Asesor de Línea, quien determinará entre otras cosas, la factibilidad de adelantar un proceso judicial y calificará el concepto emitido por el estudiante. En el evento de proyectar una acción de tutela debe entregar copia del recibido firmado por el usuario al Monitor, así como adelantar el respectivo seguimiento para su carpeta de asesorías, de conformidad con los lineamientos indicados por el Monitor.
(ii) ASIGNADAS POR REPARTO: El estudiante que ha sido designado mediante el proceso de reparto para tramitar un asunto, retirará copia de la entrevista y sus anexos de la AZ rotulada con el nombre “ENTREVISTAS REPARTO” tan pronto se notifique de la asignación. Dentro de los cinco (05) días siguientes a la publicación del Reparto, presentará un proyecto de factibilidad fundamentado en la verificación de los siguientes aspectos: a). que las causas que originaron la entrevista no hayan cambiado, b). que el usuario aún requiera el servicio, c). que el usuario cuente con la documentación y demás presupuestos requeridos para iniciar la acción y d). que la cuantía de las pretensiones no supere el monto legal permitido para adelantar procesos a través de los Consultorio Jurídicos de las Facultades de Derecho de la Universidades Legalmente Reconocidas. Tan pronto el Docente Asesor revisa y califica el Proyecto de Factibilidad, el estudiante cuenta con tres (03) días hábiles más para la preparación de la respectiva demanda y la obtención del visto bueno del Asesor. Si durante la confección del proyecto de factibilidad el estudiante identifica factores o condiciones que impidan la presentación de la demanda, informará al Docente Asesor y le solicitará el ARCHIVO del Asunto; argumentando una causal objetiva y debidamente soportada con pruebas tan siquiera sumarias.
K. CONTROL DE ASISTENCIA: Los estudiantes miembros activos del Consultorio Jurídico de la UNAB Yopal, deberán sin excepción, presentarse en forma puntual a cumplir su horario de planta, en el lugar que les corresponda según la designación que haya hecho la Dirección, y desempeñar las funciones que le hayan sido asignadas, debiendo firmar en el momento de su ingreso ante la persona encargada del respectivo control de asistencia (Monitor), registrando la hora de inicio y culminación de su planta. La Asistencia y la puntualidad serán examinadas con rigor por los Monitores; quienes además presentarán un informe al Director antes de cada una de las fechas de corte para la revisión de actividades, con el fin de verificar el adecuado cumplimiento por parte de los estudiantes, tanto del cumplimiento de las horas de práctica como de las demás labores encomendadas.
L. CAUSALES DE MEMORANDO: Sin perjuicio de lo dispuesto en el Régimen Disciplinario establecido en el Reglamento General, serán causales de memorando:
1. Inasistencia a una de las plantas sin previa autorización de la Dirección.
2. Tres (03) retardos injustificados a las plantas asignadas.
3. No entregar un Alegato o Memorial solicitado dentro de un proceso; o la entrega del mismo fuera del término legal.
4. La entrega de alegatos, renuncias, memoriales y demás actuaciones surtidas ante los despachos judiciales sin la firma y sello del Monitor y/o Docente Asesor; según corresponda.
5. Inasistencias a las diligencias o audiencias programadas por los funcionarios judiciales.
6. Incumplimiento en la entrega de demandas, liquidaciones, derechos de petición, tutelas y demás memoriales a los usuarios del Consultorio.
7. No elaborar el Concepto Jurídico, luego de diligenciar la entrevista o presentarlo fuera del término otorgado para tal fin.
8. Radicar de manera extemporánea una demanda que ha sido revisada y aprobada por el Docente Asesor del área.
9. No Radicar internamente las demandas o hacerlo después del siguiente día hábil al que fue presentada.
10. Demorar injustificadamente la presentación de una demanda. Superando el término otorgado por el Consultorio Jurídico para radicarla.
11. No adelantar las gestiones que cada caso asignado requiere o no aportar las constancias de las actuaciones realizadas.
12. No presentar el Informe de las entrevistas y/o consultas realizadas durante los turnos en la Casa de Justicia.
13. Inasistencia injustificada a las reuniones programadas por el Monitor, Docente Asesor y/o Director.
14. No entregar las carpetas en las fechas establecidas para la revisión con los informes respectivos o presentarlas en forma desordenada.
15. Retirar las carpetas del Consultorio Jurídico.
16. Inobservancia a las correcciones señaladas por el Monitor, Docente Asesor o Director.
17. No aportar cada quince (15) días calendario el informe del estado actual de los procesos asignados.
18. Pasar a revisión con el Docente Asesor alegatos, memoriales, proyectos de factibilidad y demás documentos que sean de su conocimiento fuera del término establecido por el Consultorio Jurídico.
19. El retiro extemporáneo de los telegramas, comunicaciones y autorizaciones.
20. No retirar dentro del término máximo de Dos (02) días hábiles; los asuntos y/o procesos repartidos.
21. Negarse a atender las consultas que le formulen los usuarios del Consultorio Jurídico.
22. No llenar el formato de asesorías u entrevistas en las consultas realizadas que así lo requieran.
23. No solicitar inmediatamente la autorización para actuar en los procesos en los que ha tomado posesión o presentar demandas sin la autorización del Consultorio. 24. Presentar informes sin firma y sello del despacho judicial correspondiente*.
25. Retirar del consultorio los libros de la biblioteca o sacarlos para fotocopiarlos.
26. Obrar con falta de mesura, seriedad y respeto en las relaciones con los demás entendiéndose por tales, los funcionarios administrativos, docentes, compañeros y usuarios del Consultorio Jurídico, como dependencia académico-administrativa de la Institución Universitaria a laque pertenece el estudiante-practicante.
27. Incumplir con alguno de los deberes que se derivan de la calidad de estudiante-practicante de Consultorio Jurídico III; aunque no este señalado expresamente en este listado.
La imposición de cada memorando es considerado una FALTA y con Cuatro (04) faltas se REPRUEBA el Consultorio Jurídico, de acuerdo a lo prescrito en el Reglamento. Dichos memorandos podrán ser recurridos por escrito y debidamente sustentados ante la Dirección del Consultorio Jurídico en el término de tres (03) días hábiles contados a partir de la fecha en que fueron notificados. En caso de incompatibilidad entre lo aquí dispuesto y las faltas contempladas en el reglamento se aplicará lo dispuesto en el reglamento.
M. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS: Entiéndanse incorporadas a este memorando todas las disposiciones que recogen la normativa del Reglamento del Consultorio Jurídico respectivamente; y cualquier otra disposición legal que verse sobre los asuntos de que trata este memorando.
FREDY ALEXANDER MORENO GUÍO
Director Consultorio Jurídico – UNAB Yopal
Copia: Archivo, Estudiantes Adscritos al Consultorio Jurídico, Monitores, Docentes Asesores y Dirección del Programa.
